公共施設管理をクラウドで

Spacepadを利用した感想

• Spacepadを導入前の公共施設予約では、どんな課題がありましたか？

   Spacepad導入前の施設予約について、利用希望者は施設の空き状況を直接施設に問い合わせて確認し、利用前の施設で定めた期間内に、窓口で直接使用料を支払う必要がありました。また、予約1件毎に申請書を記載しなければならず、利用者にとって手間がかかるものでした。
    一方、サービスの提供者側である施設職員は、申請書を紙のカレンダーに転記して予約状況をまとめていましたが、転記漏れで予約が被ってしまうこともありました。集計作業も申請書からエクセルファイルへと打ち込みをしており、このような手作業で、多くの時間を費やしているのが実情でした。
    こうした課題を解消するため施設予約システムを提供している事業者にヒアリングしましたが、ほぼすべてがオンプレミス型の提供でイニシャルコスト、ランニングコストも多大なものであり、検討が進みづらい状況でもありました。当市としてはクラウド型のサービス利用を想定していたため、すでに民間サービスとして事業展開していたスペースマーケット社に相談したところ、新規事業としてサービス開発段階から共創するという機会を頂きました。

• デジタルな予約管理への移行は調整が難しい部分もあったのでは？

   Spacepadの導入に向けて動き始めた当初、施設職員は難色を示していました。ペーパーレスでの運用や施設予約業務のシステムへの落とし込みに難しさを感じていたほか、利用者にとってなじみのある予約の方法を続けたほうがいいという声も多くあり、現場では現状維持の意見が多数ありました。
   しかし、オンライン予約は市民にとって必要なサービスの一つであると何度も説明を続けた結果、市民サービスを向上させるという目標に向かって施設職員と一緒に進み始めることができました。結果的には、施設職員も利用者の利便性向上を第一に考えていたため、利用者にとってもメリットが大きいと理解を得られています。

• デジタルでの予約管理を定着させるために工夫されたことは？

  最も大事にした視点は「どうやったら市民サービスの向上につながるのか？」を常に考えることです。例えば、システム利用を進める中で問題点が生じた際は、今までのやり方に疑問を持つことを常に心がけています。
   既存の事務作業をそのままシステムに置き換えるのではなく、「このサービスを使う前提でどうやったら市民サービスが向上するか」を共通認識として持つことで、これまでの運用を見直し、市民にとってより良いサービスのあり方を考え、実践することができています。

• Spacepad導入後の手応えはいかがですか？

   令和4年10月から12月までの導入後3ヶ月で、オンライン予約件数は128件、全体の約17%となり想定よりも多くの方に利用していただいています。また、クレジットカード決済の利用も全オンライン予約の約3割を占め、キャッシュレス決済のニーズも感じています。
   利用者からは、申請書の記載や窓口での支払いがなくなり、便利になったとの声を多数いただいており、市民向けサービスの向上も実感しています。利用者の中には電話での問い合わせに抵抗を感じていた方もおり、予約がしやすくなったとの感想もありました。また、施設職員はオンライン予約が始まったことで、電話や窓口対応が減り、その他の業務に時間を当てることができるようになったと話しており、業務改善にも繋がっています。
   令和5年度からはさらに導入の対象を広げ、14の施設で導入予定です。スムーズに運用開始ができるよう、対象施設の職員に対して説明会を実施するなど準備を進めています。同時に、市民にとってわかりやすいサービスとなるように努めていき、将来的にはすべての公共施設でサービスインを目指したいと考えています。