公共施設管理をクラウドで
Spacepadはあらゆる施設の予約や管理をデジタル化し、
煩雑で大変な施設管理業務をシンプルにかんたんにします。
施設管理者と利用者を取り巻くさまざまな負担を取り除き、
もっとかんたんに、もっとシンプルに、もっとワクワクする
公共施設の管理業務を楽にする、クラウド型予約管理システムです。
Spacepadの特徴
予約から支払いまで オンラインで完結
誰もがスマホやPCから、いつでもどこでも予約可能。 クレジットカード決済もできるから、オンラインで支払いまで完結できます。 電話や窓口で受け付けた予約も後からかんたんに登録することができるので、管理がグッと楽になります。
多様な貸し方に フレキシブルに対応
午前・午後などの時間区分やプランによって柔軟な料金設定が可能です。オプション・備品にも対応しています。 体育館やテニスコートなどは1面全体だけではなく、面積を分割して貸出すこともできます。
豊富な管理者向け機能で 業務を効率化
売り上げ・入金状況を一目で確認できるダッシュボードや 抽選機能、利用者とやりとりできるメッセージ機能の他に、管理者ごとの権限設定なども可能です。
ストレスなく使える 洗練されたUIデザイン
利用者向けのページはもちろん、管理も圧倒的に見やすく・使いやすく。管理者向けカレンダーは、予約状況が一目で確認が可能。オンライン予約の承認手続きもシンプルな操作でとてもスムーズです。
主な機能
施設ページの作成
予約管理の台帳
オンライン決済と 現地決済
管理者の権限設定
貸し出す時間帯の 区分設定
メッセージ機能・ メールの自動配信
表示／取得項目の カスタマイズ
利用許可書の 自動作成
Spacepadのサンプル画像
シンプルでも機能は充実
Spacepadがあれば
予約も管理ももっとかんたんに
導入自治体の声
公共施設予約の課題を
クラウド型サービスの利用で解決。
スムーズな導入で
スピーディーな業務改善を実感
Spacepadを利用した感想
Spacepadを導入前の公共施設予約では、どんな課題がありましたか？
Spacepad導入前の施設予約について、利用希望者は施設の空き状況を直接施設に問い合わせて確認し、利用前の施設で定めた期間内に、窓口で直接使用料を支払う必要がありました。また、予約1件毎に申請書を記載しなければならず、利用者にとって手間がかかるものでした。 一方、サービスの提供者側である施設職員は、申請書を紙のカレンダーに転記して予約状況をまとめていましたが、転記漏れで予約が被ってしまうこともありました。集計作業も申請書からエクセルファイルへと打ち込みをしており、このような手作業で、多くの時間を費やしているのが実情でした。 こうした課題を解消するため施設予約システムを提供している事業者にヒアリングしましたが、ほぼすべてがオンプレミス型の提供でイニシャルコスト、ランニングコストも多大なものであり、検討が進みづらい状況でもありました。当市としてはクラウド型のサービス利用を想定していたため、すでに民間サービスとして事業展開していたスペースマーケット社に相談したところ、新規事業としてサービス開発段階から共創するという機会を頂きました。
デジタルな予約管理への移行は調整が難しい部分もあったのでは？
Spacepadの導入に向けて動き始めた当初、施設職員は難色を示していました。ペーパーレスでの運用や施設予約業務のシステムへの落とし込みに難しさを感じていたほか、利用者にとってなじみのある予約の方法を続けたほうがいいという声も多くあり、現場では現状維持の意見が多数ありました。 しかし、オンライン予約は市民にとって必要なサービスの一つであると何度も説明を続けた結果、市民サービスを向上させるという目標に向かって施設職員と一緒に進み始めることができました。結果的には、施設職員も利用者の利便性向上を第一に考えていたため、利用者にとってもメリットが大きいと理解を得られています。
デジタルでの予約管理を定着させるために工夫されたことは？
最も大事にした視点は「どうやったら市民サービスの向上につながるのか？」を常に考えることです。例えば、システム利用を進める中で問題点が生じた際は、今までのやり方に疑問を持つことを常に心がけています。 既存の事務作業をそのままシステムに置き換えるのではなく、「このサービスを使う前提でどうやったら市民サービスが向上するか」を共通認識として持つことで、これまでの運用を見直し、市民にとってより良いサービスのあり方を考え、実践することができています。
Spacepad導入後の手応えはいかがですか？
令和4年10月から12月までの導入後3ヶ月で、オンライン予約件数は128件、全体の約17%となり想定よりも多くの方に利用していただいています。また、クレジットカード決済の利用も全オンライン予約の約3割を占め、キャッシュレス決済のニーズも感じています。 利用者からは、申請書の記載や窓口での支払いがなくなり、便利になったとの声を多数いただいており、市民向けサービスの向上も実感しています。利用者の中には電話での問い合わせに抵抗を感じていた方もおり、予約がしやすくなったとの感想もありました。また、施設職員はオンライン予約が始まったことで、電話や窓口対応が減り、その他の業務に時間を当てることができるようになったと話しており、業務改善にも繋がっています。 令和5年度からはさらに導入の対象を広げ、14の施設で導入予定です。スムーズに運用開始ができるよう、対象施設の職員に対して説明会を実施するなど準備を進めています。同時に、市民にとってわかりやすいサービスとなるように努めていき、将来的にはすべての公共施設でサービスインを目指したいと考えています。
その他ご利用自治体／団体
開発予定の機能
マイナンバーカードと連携した本人確認
団体・会員管理
抽選管理
実際の自治体の方とのテスト利用を通して、ニーズにあった機能を順次実装しています。
よくある質問
申し込みから利用開始まで、どのくらいかかりますか？
最短1営業日で利用を開始できます。組織内での周知や操作するスタッフへの研修・利用する市民への説明などを含めても、通常1〜2カ月程度の期間で利用が開始できます。
他の公共施設予約管理システムとの1番の違いはなんですか？
弊社が運営するレンタルスペース予約サービス「SPACEMARKET」のノウハウを活かしたUIの構築により、誰でも簡単に操作できることが１番の特徴です。例えば、施設の担当者が日々の予約を参照・管理しやすい予約カレンダー、施設の利用者がスムーズに手続きを完了することができる予約ページなどが挙げられます。
施設使用料金のお支払いについて、どんな手段がありますか？
「現地支払い」「クレジットカード」「コンビニ支払い」の3つの手段が利用できます。クレジットカードおよびコンビニ支払いは利用開始まで審査のお時間をいただきます。
オンライン決済機能を利用する場合、追加料金はかかりますか？
クレジットカード・コンビニ支払いともに、導入時の初期費用はかかりません。決済手数料として決済金額の4.5%を別途ご請求いたします。
クラウド型のメリットはなんですか？
公共施設管理に必要な機能は随時追加していくため、無料でバージョンアップされることが大きなメリットです。その際も パッケージ型ソフトと異なり追加料金はかかりません。またクラウドバックアップなので、端末の破損や紛失・災害時でもデータは安全に保管されます。
サポート体制はどのようになっていますか？
お客さまのご要望や課題を伺った上で、導入に向けて最適なご提案をいたします。施設予約管理のデジタル化についてさまざまなノウハウを持った担当者が、導入から運用までしっかりサポートいたします。
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